Einführung

 

Das Benutzerhandbuch beschreibt die einzelnen Schritte für das Arbeiten mit dem ClickScanner.

 

Dazu werden folgende Schritte beschrieben (im Hauptmenue „ClickMenue“):

 

a.    Automatische Stapelverarbeitung (Anwendung CREngine.exe)

b.    Manuelles Stapelverarbeitung (Anwendung ClickScanner.exe)

c.    Letzter Stapel

d.    Konfiguration: Einstellungen und Parametrierungen

e.    Hilfe & Support

f.     Website

 

Unter einem Belegstapel wird ein Stapel von beliebig vielen ein- und mehrseitigen Belegen verstanden.

Ein Belegstapel kann nach Dokumenttypen wie Rechnung, Lieferschein etc. getrennt geordnet sein, muss aber nicht, da während der Erfassung zwischen den verschiedenen Dokumenttypen gewechselt werden kann.

Mit dem ClickScanner können ein oder mehrere Stapel verarbeitet werden.

Um einen oder mehrere Belegstapel mit dem ClickScanner verarbeiten zu können, müssen die Stapel auf frei zugänglichen Laufwerken zur Verfügung gestellt werden. Dies können lokale oder auch Netzlaufwerke sein. Die Anzahl der Laufwerke, aus denen die Belegstapel abgeholt werden sollen, ist nicht begrenzt und wird durch die Parametrierung festgelegt

Die Applikation ClickScanner benötigt keine Scanner-Schnittstelle (Scan-Client o.ä.). Natürlich können in die ausgewählten Laufwerke auch Bilddateien aus Mails oder anderen Verzeichnissen hinkopiert werden und dann mit dem ClickScanner verarbeitet werden.

Zur Bildqualität ist zu sagen: je besser die Bildqualität desto besser ist das Verarbeitungsergebnis. Bilddateien mit einer Auflösung von 300 dpi erzeugen ein gutes Auflöungs/Dateigrösse-Verhältnis. Bei qualitativ hochwertigen Scannern können auch 200 dpi ausreichend sein.

Verarbeitungsleistung/Durchsatz: Die Verarbeitungsleistung wird maßgeblich von der Texterkennung (OCR) bestimmt. Die Texterkennung benötigt intensiv Rechnerleistung. Wie lang die Texterkennung für eine Seite dauert, hängt davon ab, wie viel auf der Seite steht, in welcher Schriftgrösse und in welchem Kontrast; zudem entscheiden die Komplexität des Belegs (z.B. Längs- und Querschrift) sowie der Schrift-Font über die OCR-Rechendauer.

Das Dateiformat der Belege wird entsprechend dem jeweiligen erworbenen Lizenzschlüssel erwartet: es können TIF- oder andere Bild-Dateiformate sein (PDF, JPG etc).

Das Dateiformat der Belege nach der Bearbeitung kann ebenfalls entsprechend dem erworbenen Lizenzschlüssel variieren: es kann TIF, PDF, JPEG aber auch PDF/A sein.

Die zu verarbeitenden Belege können in unterschiedlicher Form bereitgestellt werden

-          je Seite eine Datei (z.B. als TIF-Datei),

-          alle Belege in einer Datei,

-          je Beleg eine Datei

 

In den ersten beiden Fällen ist durch den Anwender eine Belegtrennung durchzuführen, da ansonsten der ClickScanner nicht feststellen kann, wann ein neuer Beleg anfängt bzw. der aktuelle Beleg zu Ende ist. Die Belegtrennung kann erfolgen durch:

-          Einfügen von Leerblättern (reine Trennblätter) zwischen den Papierbelegen

-          Aufkleben von Barcodes auf die erste Seite eines jeden Papierbeleges

-          Aufdrucken eines Schlüsselwortes auf die erste Seite eines jeden Papierbeleges (z.B. über Imprinter eines Scanners oder mittels Stempel).

 

Grundsätzlich funktioniert der ClickScanner nach folgendem Prinzip:

 

 

 

Der Grobablauf ist üblicherweise:

1.      Einstellungen für ein oder mehrere Scan- und Export-Verzeichnisse im ClickMenue „Konfiguration“ machen sowie ggf. Email-Benachrichtigung durchführen (jedes Scan-Verzeichnis kann individuell parametriert werden).

2.      Gegebenenfalls LookUP-Daten-Quelle bereitstellen

3.      Probebetrieb:  manuelle Stapelverarbeitung durchführen

4.      Probebetrieb: Erfassung und Datenexport durchführen

5.      Produktivbetrieb: automatische Stapelverarbeitung durchführen

 

Die Applikation ClickScanner läuft auf den Microsoft Plattformen Windows XP, Vista und 7.